Elektronische Nachrichten werden heute vielfach per Email versendet und brauchen daher zur Ablage keinen wirklichen Raum mehr. Früher hatte man Aktenschränke mit Briefkopien, die bis heute vor allen Dingen im professionellen Bereich bestimmten Aufbewahrungspflichten unterliegen.
Heutzutage werden E-mails archiviert und jeder Empfänger legt sich somit mehr oder weniger sein eigens System an. Langfristig aber und gesichert, ist die Aufbewahrung elektronischer Nachrichten ein spezielles Thema. Es gibt mittlerweile allerhand Speziallisten, die sich für die sachgemäße Aufbewahrung verschiedene Möglichkeiten ausgedacht und als Programm fertig zu beziehen, erstellt haben.
Im Bereich der BüroOrganisation ist es schon ein spezielles Thema, denn es gibt neben der sachlichen Archivierung – damit man die Belege auch wieder findet, wenn es sein muss – auch noch gesetzliche Vorschriften, die einzuhalten notwendigerweise Pflicht sind.
Hinzu kommt die Tatsache, dass der Findevorgang im Falle einer Anfrage zu einem bestimmten Vorgang notwendigerweise so leicht sein muss, dass eine Wiedervorlage für sachkundige Dritte auch dann möglich ist, wenn der Suchende zum Zeitpunkt des ersten Ablagedatums noch nicht mit dem Fall vertraut war. Ihm also der Spruch nicht über die Lippen gehen kann, der da sagt: „Ja, ja ich weiß schon, was gemeint ist!“
Noch dazu kommt das Thema ‚Schutz vor Datenverlust’. Auch hier sind bestimmte Kriterien zu beachten, die viel mit Sicherheit und sachkundigem Umgang der zu registrierenden elektronischen Unterlagen zu tun haben.
Was aber auch noch bedacht werden muss, ist das Postgeheimnis. Dieses teure Gut sollte bei aller Registrierung und Archivierung immer mit eine Rolle spielen. Heißt also, dass nicht jeder an alle Emails kommen darf und die Emails dann so verschlüsselt abgelegt werden müssen, dass nur derjenige dran kann, der die Zugangsberechtigung dafür hat. Auch dies gehört mit auf die Checkliste, wenn man denn eine anlegt bevor man sich der Auswahl von elektronischen Archivierungsprogrammen und -Möglichkeiten widmet.
Begrifflich haben sich die Stichworte für verschiedene Archivierungsmethoden und Möglichkeiten dergestalt etabliert, dass man heute durchaus in Fachkreisen zu unterscheiden weiß zwischen ASP Lösungen und deren Anbietern, Client- oder Server konfigurierte Stand-alone-Lösungen. Auch unter den Begriffen Appliances oder den Dokumenten-Management-Lösungen und CRM-Systeme können sich Eingeweihte etwa vorstellen. Wer die Wahl hat, hat die Qual, das hat sich auch hier noch nicht geändert.
Auf jeden Fall aber ist es sehr ratsam, sich weitgehend auch selber erst einmal sachkundig zu machen. Fachleute zu Rate zu ziehen, ist keine Frage des Geldes sondern mehr eine Frage der Überlegung, wer letztlich die Verantwortung für den Einsatz der Programme und Vorgehensweisen übernimmt.
Wir unterstützen Sie in der Weise, dass wir Ihnen viele Möglichkeiten zur Auswahl offerieren – machen sie Gebrauch davon, damit Sie auch später die Emails noch einmal wieder finden, die Sie zum Zeitpunkt X grade suchen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg dabei.